menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu:
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama. Dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, yang dapat berupa:
- Kecurangan disengaja yang menyebabkan tidask amannya harta kekayaan
perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
- Kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran
dari data kurang terjamin.
- Tidak efisiennya operasi.
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang teah ditetapkan.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan lain sebagainya.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Dengan berkembangnya teknologi, maka organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan
informasi/efisiensi waktu sangat menentukan berhasil/tidaknya strategi dan rencanarencana
yang telah disusun untuk meraih kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatanpeningkatan di sistem yang baru, yaitu meningkatkan :
- Performance (kinerja),` peningkatan terhadap kinerja sistem yang barus sehingga menjadi
lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput (jumlah dari pekerjaan yang dapat
dilakukan suatu saat tertentu dan response time (rata-rata waktu yang tertunda di antara dua
transaksi/ pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
- Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yagn disajikan
- Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat/keuntungan-keuntungan/
penurunan-penurunan biaya yang terjadi
- Control (pengendalian), penningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan
memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi
- Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi.
- Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem
PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Sistem yang dikembangkan untuk manajemen
Sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.
2. Sistem yang dikemabangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan:
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
b. Investsi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem,
baik dalam proses pengembangannya, penerapannya maupun dalam proses
operasinya.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahap kerja dan
melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.
Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi kerja
yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan
memuaskan.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Langkah-langkah tidak harus urut, tetapi dapat dikerjakan secara bersama-sama.
Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap
yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa
semua output haru dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan
perancangan file, tetapi dapat dilakukan serentak.
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Dokumentasi dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu sendiri masih
dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di dalam pengembangan sistem.
TAHAPAN DALAM ANALISA SISTEM
Untuk mengembangkan sebuah sistem komputerisasi, maka harus dilakukan secara
menyeluruh serta mendalam terhadap kegiatan sistem pengolahan data dan sistem informasi
yang saat ini sudah dijalankan oleh perusahaan. Juga perlu diketahui secara tepat mengenai
bentuk sistem informasi yang bagaimanakah yang dikehendaki oleh manajemen, sehubungan
dengan adanya rencana komputerisasi tersebut.
- Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi.
- Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
- Perancangan Sistem Umum: Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain atau perancangan konseptual, perancangan logikal / perancangan secara makro.
- Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauh mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
- Perancangan Sistem Terinci: perancangan sistem secara phisik (fisik). Perancangan Sistem terinci itu terbagi 2 yaitu perancangan output dan perancangan input.
- Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
- Pemeliharaan Sistem: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.